(Szacunkowy czas czytania: 4 min.)

 

Dłuższe liczby nie brzmią dobrze, gdy wypowiadasz je na głos, zwłaszcza jeśli są podobne. Wyjątkowo szybko ulatują też z pamięci. (Zrób prosty test. Przeczytaj komuś jakiś tekst informacyjny, o czymkolwiek, wplatając zdanie „W zeszłym roku zarobiliśmy 787.667 złotych, a w tym roku 768.767 złotych”. Gdy przeczytasz całość, zapytaj o różnicę w zarobkach i który rok był lepszy.)

Jak je prezentować?

Po pierwsze: DO KOGO i PO CO?

Przygotowanie każdej prezentacji zaczynaj zawsze od tych dwóch pytań (jeśli jeszcze tego nie wiesz, zajrzyj TUTAJ). Kim są twoi słuchacze i co mają zrobić z danymi, które im przekażesz?

  • podjąć na ich podstawie jakąś decyzję? czego ona ma dotyczyć?
  • zmienić swój pogląd na jakąś sprawę?
  • upewnić się w swoich przypuszczeniach na jakiś temat?
  • przekazać te dane dalej? komu? w jakiej formie?
  • wykorzystać te dane w jakiejś czynności? jakiej?

Inaczej będziesz prezentować wyniki sprzedaży zarządowi firmy, a inaczej sprzedawcom, choć liczby będą te same.

W wynikach matur co innego będzie interesować nauczycieli, rodziców, uczniów, radnych powiatowych i pracowników kuratorium, choć podstawą będzie ten sam raport Centralnej Komisji Egzaminacyjnej.

To samo dotyczy planów sprzedażowych, budżetów, bilansów i wszystkich innych dokumentów napakowanych tabelkami z Excela. Każdego czytelnika co innego w nich zainteresuje.

Gdy odpowiesz sobie na pytanie DO KOGO i PO CO?, reszta (czyli odpowiedzi na pytania CO? i JAK?) będzie już prosta.

Ogranicz ilość liczb

Celem prezentacji nie jest przekazanie danych liczbowych.

Celem prezentacji jest pokazanie, co z tych danych wynika.

Przekazać dane można na wiele sposobów i ustna prezentacja jest akurat najmniej skutecznym.

Oczywiście możesz przekazać uczestnikom prezentacji setki stron tabel i wykresów (wydrukować, wysłać mailem). Do prezentacji wybierz jednak tylko te dane, które realizują jej cel. Jeśli tego nie zrobisz, najważniejsze liczby schowają się wśród tych mniej ważnych.

Pokaż liczby w kontekście

„Firma zdobyła 67 nowych klientów”. Gratuluję. Ale to dużo czy mało? W jakim czasie? Więcej niż w poprzednim okresie czy mniej? Jak to się ma do liczby dotychczasowych klientów? Pokazuj kontekst.

  • Firma zdobyła w tym roku 67 klientów. Dobra robota! To najlepszy rok w dziejach firmy!
  • Firma zdobyła w tym roku 67 klientów. Niby fajnie, tylko że konkurencja zdobyła ponad 80.
  • Firma zdobyła w tym roku 67 klientów. To oznacza, że będziemy otwierać nowy oddział.
  • Firma zdobyła w tym roku 67 klientów. To jest dramat, nigdy nie zeszliśmy poniżej setki!

Wizualizuj

Wypowiedziane liczby są mało plastyczne, trudno je zapamiętać i połączyć z innymi danymi, dlatego pokazuj je na różne sposoby:

  • zapisz liczbę w czasie prezentacji na tablicy
  • wyświetl liczbę na ekranie (tylko tę liczbę, wielkimi cyframi)
  • wyświetl wykres z zaznaczoną jedną konkretną liczbą (maksimum dwiema, dla porównania)
  • pokaż planszę z liczbą (albo wykresem z wyróżnioną liczbą)
  • pokaż ją na palcach

Zaokrąglaj

W materiałach umieścisz tabele i wykresy z dokładnymi danymi. Ale czy to samo jest konieczne w samej prezentacji? Tylko niektóre liczby naprawdę muszą zabrzmieć głośno w sali prezentacyjnej i to z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W wielu przypadkach możesz powiedzieć:

  • co dziesiąty klient (zamiast 95 spośród 945)
  • ponad połowa studentów (zamiast 53,55%)
  • dwie trzecie pracowników (zamiast 67,2%)
  • około tysiąca złotych (zamiast od 989 do 1015 zł)

Porównuj

Liczba będzie bardziej plastyczna (i łatwiejsza do zapamiętania), jeśli z czymś ją porównasz:

  • kwota 3500 zł – początkujący nauczyciel musiałby na to pracować dwa miesiące
  • powierzchnia 2,85 ha – zmieściłbyś na tym cztery boiska Legii
  • czas 180 sekund – zdążysz umyć zęby
  • odległość 15 tys. km (średni roczny przebieg polskiego kierowcy) – dojechałbyś dwa razy na Gibraltar i z powrotem albo dalej, niż stąd do Johannesburga

Mów, co ta liczba oznacza w praktyce

Specjalista poradzi sobie z tym sam, laik lepiej zrozumie, jednak niezależnie od tego, do kogo mówisz, pokazuj praktyczne zastosowanie przekazywanych informacji. Nawet jeśli nie będzie to nowość dla słuchaczy, pokażesz swoją fachowość i obycie z danymi. To też jest ważne.

  • Szybka ładowarka do samochodów elektrycznych ma moc 50 kW. W czasie ładowania zdążysz spokojnie wypić kawę albo zrobić małe zakupy.
  • Obsługa zajmuje około 160-180 miesięcznie godzin. Będzie trzeba zatrudnić dodatkowego pracownika.

Wyjątkowo ważne liczby – celebruj

Jeśli któraś liczba jest wyjątkowo ważna – tak bardzo, że musisz ją podać na głos i to w całości – celebruj to:

  • zapowiedz, że za chwilę podasz ważną informację
  • odczytaj ją (zamiast mówić z pamięci)
  • poproś słuchaczy żeby też ją znaleźli w swoich materiałach, zapisz dodatkowo na tablicy
  • zapytaj uczestników („Jak myślicie, ile to będzie?”), a potem zrób teatralną pauzę i podaj prawidłową odpowiedź

Dzięki temu „wybrzmi” i zostanie zapamiętana.

Zapamiętaj: liczby nie mówią same za siebie. To TY mówisz posługując się liczbami.

Uwaga, ważne!

Czym innym jest porównywanie i zaokrąglanie, aby liczba została zapamiętana i zrozumiana, a czym innym manipulacja liczbami. Różnica bywa delikatna – to jest bardziej kwestia etyki, niż języka.

„To kosztuje tylko paczkę papierosów dziennie” – co z tego, skoro trzeba zapłacić za rok z góry, więc przelew wyniesie jednorazowo 7 tysięcy złotych?

„Urządzenie możesz kupić już za 3.999 zł” – ale właśnie nie możesz, bo to katalogowa cena „gołej” wersji, której w praktyce nie ma w sprzedaży, a każdy dodatek jest płatny.

Celem tych przykładowych wypowiedzi jest wyłącznie zmanipulowanie słuchacza, a nie ułatwienie mu zrozumienia treści prezentacji.

Manipulowanie jest głupie. Pokazuje, że nie masz argumentów. Zamiast tego – przekonuj, pomóż rozumieć, pokazuj (prawdziwe) korzyści.

 

Dane liczbowe w prezentacji
Ciekawe? Podziel się z innymi, udostępnij to!
Share on Facebook
Facebook
Share on Google+
Google+
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email

Post navigation


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *