(Szacunkowy czas czytania: 4 min.)
Dane nie mówią same za siebie – trzeba pokazać je w szerszym kontekście i wyciągnąć z nich wnioski. To wymaga o wiele szerszej wiedzy i umiejętności, niż samo zebranie danych. Co zrobić, gdy do podjęcia decyzji potrzeba takiej eksperckiej wiedzy, a szef (lub nawet cały zarząd) jej nie posiada? Temu właśnie służy briefing.
Briefing to skondensowane, osobiste i ustne przekazanie przez eksperta informacji potrzebnych decydentowi (szefowi, członkom zarządu itp.) do podjęcia decyzji. Rolą eksperta jest skutecznie pomóc w podjęciu decyzji, ale bez jej narzucania.
Zwykle (w innych typach prezentacji) przekazujesz informacje po kolei, według klasycznej struktury: wstęp – rozwinięcie – zakończenie. Najpierw pokazujesz tło, potem dodajesz kolejne szczegóły, by w końcu powstała z nich całość. Na przykład:
- Przedstawiając wyniki sprzedaży najpierw mówisz o sytuacji na rynku i w firmie, potem o planach, potem o uzyskanych wynikach (w różnych ujęciach – w podziale na poszczególne produkty, sprzedawców, regiony itd.). Na końcu przedstawiasz wnioski na przyszłość.
- Dzieląc się ze znajomymi wrażeniami z wakacji najpierw opowiadasz o wyborze miejsca, potem o drodze do niego, potem o atrakcjach, a na końcu radzisz, czy warto tam pojechać czy nie. Taka jest zresztą kolejność zdjęć, które przy okazji pokazujesz – chronologiczna.
- Prezentując wyniki pracy naukowej najpierw mówisz o celu i dotychczasowym stanie badań, potem o zastosowanej metodzie, o uzyskanych wynikach, a na końcu formułujesz wnioski.
W przypadku briefingu jest dokładnie odwrotnie. Tu najpierw przedstawiasz konkluzję (główne wnioski), a później wymieniasz – w skondensowanej formie – fakty, które ten wniosek uzasadniają. Przedstawiasz je w kolejności od najważniejszego, przy czym mniej istotne detale na razie pomijasz (możesz je przekazać pisemnie w formie krótkiej notatki albo ustnie dopiero na pytanie zadane przez słuchacza).
Wyobraź sobie, że jako ekspert zostałeś wezwany do przedstawienia Ważnej Osobie (prezesowi firmy, ministrowi) bardzo istotnych danych w jakiejś bieżącej, pilnej sprawie. Zaczynasz mówić, ale po chwili twój słuchacz dostaje wiadomość, że musi natychmiast udać się na spotkanie właśnie w tej sprawie z innymi decydentami (posiedzenie rady nadzorczej, rządu itd.). Ciebie nie może tam zabrać. Z czym pojedzie? Co zreferuje? Jeśli zaczniesz klasycznie od wstępu, tła, podstawowych pojęć, historii problemu, to przerwane spotkanie niewiele wniesie. Jeśli jednak zastosujesz strukturę briefingu (końcowy wniosek – główne fakty w kolejności od najważniejszego), to dzięki twojej wiedzy można podjąć jakieś wstępne ustalenia.
Im wyższa odpowiedzialność (stanowisko i kompetencje do podejmowania decyzji) odbiorcy lub odbiorców, tym bardziej zwięzły i skoncentrowany powinien być briefing.
Briefing może być pojedynczym spotkaniem, albo częścią cyklu, na przykład gdy sytuacja dynamicznie się zmienia i dochodzą nowe fakty (kryzys w firmie, monitorowanie przebiegu nowego projektu itp.). W tym przypadku na kolejnych spotkaniach przedstawia się tylko to, co się zmieniło.
Typowy briefing jest krótki, zajmuje około 10 minut, z czego około 10% (a więc tylko 60 sekund!) zajmuje przedstawienie wniosków, a prawie cały pozostały czas – fakty będące dowodami na prawdziwość wniosków i głównych ocen sytuacji. Końcowe 1-2 minuty zajmuje podsumowanie – powtórzenie najważniejszych punktów.
Struktura jest więc taka:
1. Główne wnioski z zebranych danych – ich sens, opinia eksperta
2. Najważniejszy dowód (argument, fakt) – i co z niego wynika
3. Drugi co do ważności dowód (argument, fakt) – i co z niego wynika
4. Trzeci co do ważności dowód (argument, fakt) – i co z niego wynika
(W zależności od potrzeb tych dowodów/argumentów/faktów może być od 2 do 5, chodzi o to by przytoczyć informacje naprawdę niezbędne do podjęcia decyzji. Nie wszystko, co ważne jest niezbędne.)
5. Podsumowanie – powtórzenie najważniejszych faktów i ostatecznego wniosku, ew. najważniejsze przypuszczeniia (prognoza) eksperta,wyraźnie oddzielone od faktów.
Bardzo użyteczna w przedstawianiu kolejnych dowodów na główną tezę jest struktura “co jest lub co się stało – i co z tego wynika”. Ekspert nie tylko przedstawia fakty, ale od razu przedstawia ich ocenę opartą na swoim doświadczeniu.
Pamiętaj, że briefing to co innego, niż perswazyjna prezentacja. Autor briefingu nie przekonuje do jednego z rozwiązań (tzn. może radzić wybór, ale nie może pomijać jego słabych stron ani alternatyw). Ekspert ma obiektywnie przedstawić fakty potrzebne do podjęcia decyzji i odpowiada właśnie za to, a nie za samą decyzję.
Może się zdarzyć i tak, że odbiorcy briefingu (szczególnie, jeśli jest to zespół, np. zarząd firmy) mogą już mieć jakieś przekonania na temat podejmowanej decyzji, niekoniecznie zgodne z wnioskami, do których doszedł ekspert. Zdarza się nawet, że część słuchaczy jest negatywnie nastawiona do eksperta. Tym lepiej przygotowane, obiektywne i zweryfikowane muszą być przedstawiane w briefingu informacje.
Mówca przedstawiający briefing musi mówić pewnie, wiarygodnie, oddzielając fakty od własnych przypuszczeń (te drugie może przedstawić, ale wyraźnie je zaznaczając). Struktura i słownictwo muszą być jak najprostsze, a zarazem plastyczne. Często pomagają pomoce wizualne – proste schematy, rysunki, rekwizyty.
Obejrzyj serial “Czarnobyl” (reż. Craig Mazin). W ostatnim odcinku jeden z bohaterów – prof. Legasow – ma za zadanie wyjaśnić działanie elektrowni atomowej i mechanizm awarii sędziom, którzy przecież nie są chemikami ani fizykami. Robi to przy pomocy prostego rekwizytu: stojaka z kolorowymi klockami.
Dobrym ćwiczeniem w zwięzłym, prostym przekazywaniu skomplikowanych zagadnień jest tłumaczenie różnych rzeczy dzieciom. Jak opowiesz o swojej pracy pięciolatkowi? Jak wyjaśnisz pierwszoklasistce, skąd się bierze prąd w gniazdku albo w jaki sposób działa samochód? Pamiętaj, że nie chodzi tu tylko o proste słownictwo – nawet nastolatek może się znudzić po kolejnym zdaniu… A teraz pomyśl, że nie mówisz do nastolatka, ale do dorosłego, który nie lubi czegoś nie wiedzieć ale mimo tego za chwile będzie musiał podjąć ważną decyzję na podstawie informacji od ciebie!
- W dziennikarstwie briefingiem nazywa się krótkie spotkanie przedstawiciela firmy lub instytucji z mediami. Jest zwoływane doraźnie, dla przekazania nowych informacji na jeden temat, często przed budynkiem, bez możliwości zadawania pytań.
- W armiach NATO briefingiem nazywa się krótką odprawę oficerów z dowódcą, poświęconą zwięzłemu przekazaniu informacji i wyznaczeniu zadań.
- W branży reklamowej brief to krótki, skondensowany dokument przedstawiany agencji przez klienta, zawierający podstawowe założenia zamawianej kampanii (grupa docelowa, główne korzyści produktu, główny przekaz, konkurencja, budżet itp.).
Zauważ, że wszystkie znaczenia słowa brief/briefing łączy zwięzłość w przekazywaniu informacji. Nic dziwnego – jego źródłem jest łacińskie “brevis” czyli “krótki”.
