Dane liczbowe w prezentacji

---

(Szacunkowy czas czytania: 3 min.)

 

Dłuższe liczby nie brzmią dobrze, gdy wypowiadasz je na głos, zwłaszcza jeśli są podobne. Wyjątkowo szybko ulatują też z pamięci. (Zrób prosty test. Przeczytaj komuś jakiś tekst informacyjny, o czymkolwiek, wplatając zdanie “W zeszłym roku zarobiliśmy 787.667 złotych, a w tym roku 768.767 złotych”. Gdy przeczytasz całość, zapytaj o różnicę w zarobkach i który rok był lepszy.)

Jak je prezentować?

Po pierwsze: DO KOGO i PO CO?

Przygotowanie każdej prezentacji zaczynaj zawsze od tych dwóch pytań (jeśli jeszcze tego nie wiesz, zajrzyj TUTAJ). Kim są twoi słuchacze i co mają zrobić z danymi, które im przekażesz?

• podjąć na ich podstawie jakąś decyzję? czego ona ma dotyczyć?
• zmienić swój pogląd na jakąś sprawę?
• upewnić się w swoich przypuszczeniach na jakiś temat?
• przekazać te dane dalej? komu? w jakiej formie?
• wykorzystać te dane w jakiejś czynności? jakiej?

Inaczej będziesz prezentować wyniki sprzedaży zarządowi firmy, a inaczej sprzedawcom, choć liczby będą te same.

W wynikach matur co innego będzie interesować nauczycieli, rodziców, uczniów, radnych powiatowych i pracowników kuratorium, choć podstawą będzie ten sam raport Centralnej Komisji Egzaminacyjnej.

To samo dotyczy planów sprzedażowych, budżetów, bilansów i wszystkich innych dokumentów napakowanych tabelkami z Excela. Każdego czytelnika co innego w nich zainteresuje.

Gdy odpowiesz sobie na pytanie DO KOGO i PO CO?, reszta (czyli odpowiedzi na pytania CO? i JAK?) będzie już prosta.

Ogranicz ilość liczb

Celem prezentacji nie jest przekazanie danych liczbowych.

Celem prezentacji jest pokazanie, co z tych danych wynika.

Przekazać dane można na wiele sposobów i ustna prezentacja jest akurat najmniej skutecznym.

Oczywiście możesz przekazać uczestnikom prezentacji setki stron tabel i wykresów (wydrukować, wysłać mailem). Do prezentacji wybierz jednak tylko te dane, które realizują jej cel. Jeśli tego nie zrobisz, najważniejsze liczby schowają się wśród tych mniej ważnych.

Pokaż liczby w kontekście

“Firma zdobyła 67 nowych klientów”. Gratuluję. Ale to dużo czy mało? W jakim czasie? Więcej niż w poprzednim okresie czy mniej? Jak to się ma do liczby dotychczasowych klientów? Pokazuj kontekst.

• Firma zdobyła w tym roku 67 klientów. Dobra robota! To najlepszy rok w dziejach firmy!
• Firma zdobyła w tym roku 67 klientów. Niby fajnie, tylko że konkurencja zdobyła ponad 80.
• Firma zdobyła w tym roku 67 klientów. To oznacza, że będziemy otwierać nowy oddział.
• Firma zdobyła w tym roku 67 klientów. To jest dramat, nigdy nie zeszliśmy poniżej setki!

Wizualizuj

Wypowiedziane liczby są mało plastyczne, trudno je zapamiętać i połączyć z innymi danymi, dlatego pokazuj je na różne sposoby:

• zapisz liczbę w czasie prezentacji na tablicy
• wyświetl liczbę na ekranie (tylko tę liczbę, wielkimi cyframi)
• wyświetl wykres z zaznaczoną jedną konkretną liczbą (maksimum dwiema, dla porównania)
• pokaż planszę z liczbą (albo wykresem z wyróżnioną liczbą)
• pokaż ją na palcach

Zaokrąglaj

W materiałach umieścisz tabele i wykresy z dokładnymi danymi. Ale czy to samo jest konieczne w samej prezentacji? Tylko niektóre liczby naprawdę muszą zabrzmieć głośno w sali prezentacyjnej i to z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W wielu przypadkach możesz powiedzieć:

• co dziesiąty klient (zamiast 95 spośród 945)
• ponad połowa studentów (zamiast 53,55%)
• dwie trzecie pracowników (zamiast 67,2%)
• około tysiąca złotych (zamiast od 989 do 1015 zł)

Porównuj

Liczba będzie bardziej plastyczna (i łatwiejsza do zapamiętania), jeśli z czymś ją porównasz:

• kwota 3500 zł – początkujący nauczyciel musiałby na to pracować dwa miesiące
• powierzchnia 2,85 ha – zmieściłbyś na tym cztery boiska Legii
• czas 180 sekund – zdążysz umyć zęby
• odległość 15 tys. km (średni roczny przebieg polskiego kierowcy) – dojechałbyś dwa razy na Gibraltar i z powrotem albo dalej, niż stąd do Johannesburga

Mów, co ta liczba oznacza w praktyce

Specjalista poradzi sobie z tym sam, laik lepiej zrozumie, jednak niezależnie od tego, do kogo mówisz, pokazuj praktyczne zastosowanie przekazywanych informacji. Nawet jeśli nie będzie to nowość dla słuchaczy, pokażesz swoją fachowość i obycie z danymi. To też jest ważne.

• Szybka ładowarka do samochodów elektrycznych ma moc 50 kW. W czasie ładowania zdążysz spokojnie wypić kawę albo zrobić małe zakupy.
• Obsługa zajmuje około 160-180 miesięcznie godzin. Będzie trzeba zatrudnić dodatkowego pracownika.

Wyjątkowo ważne liczby – celebruj

Jeśli któraś liczba jest wyjątkowo ważna – tak bardzo, że musisz ją podać na głos i to w całości – celebruj to:

• zapowiedz, że za chwilę podasz ważną informację
• odczytaj ją (zamiast mówić z pamięci)
• poproś słuchaczy żeby też ją znaleźli w swoich materiałach, zapisz dodatkowo na tablicy
• zapytaj uczestników (“Jak myślicie, ile to będzie?”), a potem zrób teatralną pauzę i podaj prawidłową odpowiedź

Dzięki temu “wybrzmi” i zostanie zapamiętana.

Zapamiętaj: liczby nie mówią same za siebie. To TY mówisz posługując się liczbami.