(Szacunkowy czas czytania: 2 min.)
Sesja pytań bywa wyzwaniem nawet dla doświadczonych mówców. Jak sobie z tym radzą? [streszczenie z miesięcznika Inc.]
Elon Musk stwierdził, że “nudne, bzdurne pytania nie są fajne”. Leigh Buchanan z miesięcznika Inc. skomentował to tak: “Wiesz, co jeszcze nie jest fajne? Odrzucanie pytań za pomocą słów “nudne” i “bzdurne””.
Ten przykład pokazuje, że nawet dla szefów z pozycją Muska sesja pytań po prezentacji może być trudna. Tymczasem sposób, w jaki sobie z tym radzą, ma ogromne znaczenie w budowaniu zaufania.
1. Przygotuj się.
Nie wiesz, o co zapyta publiczność, ale możesz przewidywać. Przygotuj odpowiedzi na podstawowe pytania, które zadałby dziennikarz: kto?, co?, gdzie? kiedy? i dlaczego? Dziennikarze nazywają to 5xW (ang. who, what, where, when, why). Najważniejsze: przygotuj również odpowiedzi na te pytania, których nie chciałbyś usłyszeć.
2. Powiedz to jako pierwszy.
Sposobem obrony przed niewygodnymi tematami pytań jest aktywne odnoszenie się do nich w swoich wypowiedziach. Sam porusz trudną kwestię – pod koniec, żeby publiczność nie skupiała się nad tym przez resztę prezentacji. Dzięki temu, gdy ktoś z publiczności zada pytanie o to samo, możesz powiedzieć “Jak już wcześniej powiedziałem…”. W ten sposób wzmacniasz odpowiedź, bo jest ona prawdomówna i szczera. To ty nadajesz ton, a nie rozgniewany pytający. Odpowiadasz na własnych warunkach!
3. Odwołaj się do ekspertów.
Wraz z rozwojem firmy wiedza jej założyciela, właściciela czy szefa staje się mniej kompleksowa. Nie możesz odpowiedzieć na każde pytanie, ale twój zespół może – zadbaj tylko, by eksperci byli dostępni w czasie sesji pytań. Rozwijaj swoich współpracowników, by stali się ekspertami, a potem zachęcaj ich do dzielenia się wiedzą. To jest dla nich motywujące, ale też odciąża ciebie i rozwija twoje umiejętności przywódcze.
4. Mów to, co wiesz.
Nawet jeśli eksperci nie potrafią odpowiedzieć na pytanie, nadal można zrobić coś lepszego niż zwykłe “Nie wiem”. Mów “Właśnie to ustalamy” albo “Nie mam jeszcze wszystkich informacji, aby odpowiedzieć na twoje pytanie”.
Czasem możesz też zapytać “Dlaczego to jest dla ciebie ważne?”. Uważnie słuchaj, co powie rozmówca. Dowiesz się, jakich informacji musisz jeszcze poszukać albo nawet okaże się, że pytanie tak naprawdę dotyczy czegoś innego i będziesz mógł spokojnie odpowiedzieć od razu.
5. Wybierz jedną część pytań wieloczęściowych.
Często pytający – wiedząc, że w sesji pytań dostaną tylko jedną szansę – pakują kilka pytań w jedno. Takie wieloczęściowe pytania irytują pozostałych słuchaczy, czekających cierpliwie na swoją kolej, trudno też je zapamiętać w całości. Stwarza to okazję, by mówca wybrał tylko niektóre kwestie, na które chce odpowiedzieć. Po prostu powiedz to, co możesz powiedzieć.
6. Rozbrój przeciwników.
Niektórzy ludzie wcale nie chcą zapytać, tylko zaatakować, albo po prostu lubią słyszeć własny głos. Albo – chcą pouczać mówcę. Nie bądź wtedy defensywny – pewność siebie jest najlepszym sposobem poradzenia sobie z takimi pytaniami. Czasem pomaga obrócenie pytania w żart, publiczność może wtedy stanąć po twojej stronie.
7. Zakończ pozytywnie.
Sesja pytań, tak jak przemówienie, ma swój idealny czas na zakończenie. Dobrym momentem na zakończenie sesji pytań jest pytanie, na które można pozytywnie, zachęcająco odpowiedzieć.
A co jeśli pytania są negatywne (na przykład sam temat jest ciężki)? Podsumuj je: powiedz, że są to ważne zagadnienia, że firma/organizacja stoi przed poważnymi wyzwaniami. Na koniec wróć do głównego, pozytywnego przesłania, aby ludzie nie wyszli z niesmakiem, ale z nadzieją.
Powyższy tekst jest streszczeniem artykułu Leigha Buchanana “7 Surefire Tips to Ace Your Next Q&A” opublikowanego w miesięczniku Inc. (08/2018). Pełna wersja: https://www.inc.com/leigh-buchanan/how-leaders-answer-tough-questions.html.
