(Szacunkowy czas czytania: 4 min.)
Sale szkoleniowe, konferencyjne, szkolne, widowiskowe, teatry, kościoły… Czasem także wiaty z grillem i inne miejsca zupełnie nie kojarzące się ze słowem “prezentacja”. Możesz przemawiać wszędzie, jednak każde miejsce ma swoje zalety i wady. Jak urządzić miejsce prezentacji?
Przed prezentacją koniecznie obejrzyj salę i jeśli tylko możesz, poproś o jej ustawienie tak, by było wygodnie słuchaczom i tobie. Projektanci wnętrz nie zawsze mają o tym pojęcie. Masz kilka możliwości zaaranżowania sali.
Ustawienie kinowe
Słuchacze siedzą w rzędach równoległych do “sceny” (bez stołów).
Zalety: mówca jest w centrum uwagi; optymalne wykorzystanie miejsca. Jeżeli pośrodku (prostopadle do “sceny”) jest przejście, mówca może wejść między słuchaczy. Bardzo ekonomiczne wykorzystanie miejsca w sali.
Wady: bierność osób siedzących z tyłu (trzeba je dodatkowo aktywizować). Jeśli w czasie spotkania jest przewidziane są wypowiedzi słuchaczy (np. pytania lub pomysły), to albo będą oni słabo słyszalni, albo będą musieli wyjść na środek.
Zastosowanie: większość prezentacji (szkolenia, pokazy, przemówienia).
Ustawienie amfiteatralne
Odmiana ustawienia kinowego, przy czym krzesła są ustawione nie w prostych rzędach, lecz w łukach. Dalsze rzędy mogą być wyżej (stąd nazwa).
Zalety: jak w kinowym, przy czym ustawienie amfiteatralne jest bardziej kameralne. Mówca łatwo może nawiązać kontakt wzrokowy ze słuchaczami.
Wady: jak kinowym. Jeśli łuki będą zbyt podobne do półkola, część słuchaczy może siedzieć bokiem do mówcy, co zmusza do niewygodnego skrętu. Nieco mniej ekonomiczne wykorzystanie miejsca w sali.
Zastosowanie: większość prezentacji (szkolenia, pokazy, przemówienia).
Ustawienie w kręgu
Brak stołów, słuchacze siedzą w kółku (prowadzący/mówca zajmuje jedno z krzeseł).
Zalety: wszyscy zmuszeni do takiej samej aktywności, równość wszystkich obecnych (z prowadzącym włącznie). Łatwo nawiązać kontakt wzrokowy ze wszystkimi uczestnikami spotkania (poza sąsiadami).
Wady: prowadzący nie jest w centrum uwagi. Nie można zastosować rzutnika (bo połowa słuchaczy miałaby ekran za plecami). Nieekonomiczne wykorzystanie miejsca. Takie ustawienie wręcz skłania do osobistych wypowiedzi, co w przypadku spotkań nastawionych na przekazywanie wiedzy może rozbić plan.
Zastosowanie: spotkania dyskusyjne, sesje terapeutyczne.
Ustawienie w podkowę (lub prostokąt)
Słuchacze siedzą za stołami ustawionymi w kształcie litery U lub prostokąta. Prowadzący zajmuje miejsce u wylotu “podkowy” lub na jednym z boków prostokąta (poza nim i ew. współprowadzącymi spotkanie nie ma nikogo obok).
Zalety: wiele sal konferencyjnych jest już urządzonych w taki sposób. Jeśli uczestnicy spotkania coś po kolei relacjonują, mogą mówić ze swojego miejsca.
Wady: nieekonomiczne wykorzystanie miejsca. Jeśli mówca zechce zbliżyć się do słuchaczy, to i tak będzie oddzielony od nich stołem, a ponadto część słuchaczy będzie miał za plecami. W przypadku ustawienia w prostokąt takie zbliżenie w ogóle jest niemożliwe. W przypadku użycia ekranu aż 2/3 słuchaczy będzie siedziało do niego bokiem.
Zastosowanie: narady i spotkania polegające na relacjonowaniu czegoś przez uczestników, gdy prowadzący jest tylko moderatorem (spotkania pracownicze, posiedzenia rad). Mimo popularności takiego ustawienia jest ono mało przydatne do szkoleń (tzn. są ustawienia o wiele lepsze).
Ustawienie bankietowe
Słuchacze siedzą przy stołach (okrągłych lub prostokątnych) rozstawionych w całej sali.
Zalety: możliwość połączenia prezentacji z posiłkiem lub pracą w grupach bez przestawiania mebli. Małe grupy się integrują.
Wady: nawet połowa słuchaczy ma mówcę za plecami i musi się do niego odwrócić.
Zastosowanie: mowy okolicznościowe przy okazji bankietów, warsztaty z podziałem na małe grupy.
Ustawienie konferencyjne
(Dziwna nazwa, bo to bardzo niewygodne ustawienie do prowadzenia konferencji…)
Uczestnicy siedzą przy prostokątnym stole, przy jego dłuższych bokach. Prowadzący siedzi u szczytu.
Zalety: wiele sal konferencyjnych jest już urządzonych w taki sposób. Uczestnicy mogą zabierać głos ze swojego miejsca.
Wady: słuchacze siedzą bokiem do mówcy (więc albo muszą mieć cały czas skręconą głowę, albo zamiast na mówcę patrzą na sąsiada z naprzeciwka). Jeśli pokazywane są slajdy, mówca ma je za plecami (w mniejszych salach dolna część ekranu może być zasłonięta przez mówcę – jak na zdjęciu powyżej – albo ekran musi być bardzo mały). Korzystanie z flipchartu jest jeszcze bardziej utrudnione.
Zastosowanie: tylko narady w małej grupie (np. w zarządzie firmy lub zespole projektowym – na zdjęciu powyżej jest już za dużo miejsc, na granicy komfortu), z wystąpieniami różnych osób siedzących przy stole. Poza tym – raczej na rodzinny obiad…
Ustawienie szkolne
Uczestnicy siedzą za stołami (jedno-, dwuosobowymi lub szerszymi), przodem do “sceny”.
Zalety: zwrócenie wszystkich w stronę mówcy, wygodne notowanie lub praca przy komputerze.
Wady: skojarzenie ze szkołą.
Zastosowanie: szkolenia wymagające notowania, pracy przy komputerze lub pracy z dokumentami.
***
Jak zawsze przy planowaniu prezentacji – najpierw ustal DO KOGO i PO CO chcesz mówić. Aranżacja sali to narzędzie, czyli część odpowiedzi na pytanie “JAK?”.
Zapomnij o tym, że “w naszej firmie/w mojej dotychczasowej karierze zawsze robiło się tak-i-tak” i zastanów się, które ustawienie będzie najlepsze z punktu widzenia celu spotkania. Chcesz coś przekazać coś z pozycji autorytetu? Wybierz ustawienie, w którym mówca jest w centrum (kinowe, amfiteatralne, szkolne). Oczekujesz dyskusji? Wybierz ustawienie, w którym wszyscy się widzą (krąg, podkowa). Uczestnicy będą robić notatki tylko od czasu do czasu? Usuń stoły.
Każda aranżacja sali ma zalety i wady, do pewnych celów się nadaje, a do innych nie. Potraktuj to jak kolejne narzędzie w pracy prezentera.
I pamiętaj, że to ty odpowiadasz za powodzenie spotkania, a nie osoba, która rano ustawiała meble.
