(Szacunkowy czas czytania: 3 min.)
Niektóre osoby przygotowujące prezentację lub przemówienie zaczynają od wzięcia kartki i napisania pierwszego zdania, a potem kolejnych. To zły pomysł. Po pierwsze dlatego, że na tej pierwszej kartce powinny się znaleźć notatki na temat słuchaczy i celu wystąpienia. Po drugie – pisanie słowo po słowie da ci tekst poprawny, ale niepodobny do żywej mowy.
Gdy zapisujesz słowo po słowie, zdanie po zdaniu, używasz języka charakterystycznego dla książek, artykułów i referatów. To tzw. język pisany, przeznaczony do przyswajania we własnym tempie. Odbiorca może smakować każde zdanie tak długo, jak tylko chce. Gdy jednak taki tekst jest odczytywany na głos, często staje się płaski i nudny.
W prezentacji potrzebny jest język mówiony (konwersacyjny). Słuchacze muszą przyswoić tekst tak szybko, jak wypowiada go mówca. Powrót do zgubionego fragmentu jest niemal niemożliwy (chyba że zrobisz nagranie, ale to niewygodne), więc język musi być prostszy i bardziej plastyczny, a konstrukcja tekstu – przejrzysta.
Gdy mówisz, wiele informacji przekazujesz niewerbalnie, “poza słowami” (postawą ciała, gestami, mimiką, intonacją itp.). Możesz też zwracać uwagę na odbiorcę i w razie potrzeby coś dopowiedzieć. W tekście pisanym musisz wszystko przekazać wyłącznie słowem i to od razu. Tekst pisany musi być dopracowany i zamknięty, odbiorcę możesz sobie co najwyżej wyobrazić.
Porównaj dwa teksty:
Precyzyjne określenie celu prezentacji jest niezwykle ważną częścią jej przygotowania. Pracując nad wystąpieniem, należy to uczynić na samym początku. Czas poświęcony przez uczestnika na wysłuchanie prezentacji jest dobrem nieodnawialnym, dlatego niezbędne jest dostarczenie słuchaczowi w zamian wartościowych i pożytecznych informacji, przydatnych zarówno w pracy, jak i w życiu. Niedookreślenie celu lub uczynienie tego w niewłaściwy sposób zalicza się do najczęstszych błędów osób występujących publicznie. Dotyczy to zarówno mówców mających relatywnie niewielkie doświadczenie, jak i tych prezentujących częściej lub dłużej.
i
Na samym początku określ cel swojej prezentacji. Zamierzasz zabrać każdemu ze słuchaczy 20 albo 60 minut życia. Co wartościowego dasz im w zamian? Brak celu, albo cel źle określony, to najczęstsze błędy prezenterów, nie tylko tych początkujących.
Oba teksty zostały napisane, jednak tylko ten drugi nadawałby się do wygłoszenia. Do czytania też jest wygodniejszy, dlatego znajdziesz go również na mojej stronie.
Język pisany jest staranniejszy, ponieważ autor ma więcej czasu na przygotowanie i dopracowanie tekstu. Jego charakterystyczne elementy to:
- długie, złożone zdania
- starannie dobrane słowa
- dużo przymiotników, przysłówków i imiesłowów (precyzyjne, niezwykle, pracując)
- dłuższe wyliczenia (listy), często z podpunktami
- bezbłędna konstrukcja (ponieważ wszelkie niezgrabności są eliminowane w czasie korekty tekstu)
Język mówiony można usłyszeć w rozmowie i w swobodnych, spontanicznych wypowiedziach. Jego charakterystyczne elementy to:
- krótkie, proste zdania (albo nawet równoważniki zdań)
- proste słowa – najczęściej pierwsze, jakie przyszły na myśl autorowi
- dużo czasowników w stronie czynnej
- krótkie wyliczenia (np. “Trzy sprawy: pierwsza to…, druga to…, a trzecia to…”)
- niedoskonałości konstrukcji (powtórzenia słów, czasem urwane zdania)
- dostrzegalne w wypowiedziach emocje
A jeżeli masz do przygotowania nie prezentację, ale przemówienie? Takie poważne, uroczyste przemówienie do ważnych słuchaczy?
Porównaj:
Szanowni państwo, w imieniu zarządu, dyrekcji oraz swoim własnym pragnę serdecznie powitać państwa na uroczystym spotkaniu odbywającym się z tak niezwykłej okazji piętnastolecia naszej firmy. Korzystając z okazji, chciałbym złożyć wyrazy najszczerszego szacunku i uznania pani Janinie Kowalskiej, długoletniej pracownicy działu księgowości, która od piętnastu lat, będąc pracownikiem z najdłuższym stażem, nie szczędząc wysiłku ani czasu wykonuje swoje obowiązki służbowe z najwyższym poświęceniem. Jest dla mnie zaszczytem móc przemawiać do państwa w takim dniu. Przedstawię teraz listę gości, którzy wygłoszą okolicznościowe przemówienia.
i
Szanowni państwo, to wspaniała okazja. Nasza firma ma już piętnaście lat! Zanim przejdziemy do rocznicowych przemówień, chcę najpierw powiedzieć o kimś szczególnym. Ta osoba jest między nami, pracuje w naszej firmie od samego początku. Wszyscy ją znamy. Wiemy, z jakim poświęceniem pracuje. Nasza księgowa, pani Janina Kowalska. Podziękujmy jej brawami!
Który z tekstów wolałbyś usłyszeć? Który cię znudził?
Pierwszy jest sformułowany stylem pisanym, drugi stylem mówionym. Podejrzewam, że ten drugi bardziej ci odpowiada. Twoim słuchaczom też!
Zamiast się spinać, “wyrażać z tego miejsca uprzejme podziękowania” i “przekazywać kilka słów na temat”, zwyczajnie “dziękuj” i “mów”.
Przygotowując się do prezentacji – zapisuj i zapamiętuj myśli, a nie pełne zdania. Wyjątkiem są tylko te sformułowania, które chcesz przekazać słuchaczom bez jakichkolwiek zmian (cytaty, maksymy, główny przekaz wystąpienia).
Po prostu: mów, opowiadaj, przekonuj, pokazuj – zamiast czytać lub recytować (z pamięci).
