(Szacunkowy czas czytania: 2 min.)
PowerPoint: narzędzie popularne, użyteczne, sprawdzające się w tysiącach sytuacji i grup – a zarazem na tysiące sposobów stosowane błędnie i nieprofesjonalnie. Jakie są zalety i wady pracy z prezentacjami multimedialnymi w pracy trenera i szefa?
Zalety pracy z PowerPointem
Kolejne slajdy przypominają ci treść prezentacji
Kiedy prowadzisz prezentację, w jakiś sposób przypominasz aktora. Oczywiście, “grasz” siebie i masz swój tekst, ale podobnie jak aktor musisz ten tekst znać. PPT jest twoim suflerem (i nie musisz ukradkiem zaglądać do kartki z konspektem, bo wszystko widać na ekranie).
Urozmaicasz swoje wystąpienie
PPT mogą ożywić występ i bardzo wzmocnić przekaz. Możesz pokazać zdjęcie, fragment filmu, nagranie audio (na przykład fragment rozmowy telefonicznej, gdy mówisz o obsłudze klienta). Znam wykładowcę geografii, który pokazuje studentom własnoręcznie przygotowane animacje wyjaśniające różne zjawiska przyrodnicze.
Oszczędzasz czas (dzięki powtórnemu użyciu slajdów)
W swoich zbiorach mam kilkaset slajdów, które są bazą do bardzo wielu szkoleń. Oczywiście, modyfikuję je w zależności od grupy i tematu szkolenia, zmieniam przykłady, łączę w innej kolejności, ale i tak oszczędza mi to masę pracy.
Dopasowujesz się do obowiązujących standardów
To też jest ważny argument. Wykorzystanie PPT to norma w dzisiejszych szkoleniach i w większości wypadków rezygnując ze slajdów wzbudzisz zdziwienie. Jeśli natomiast ich używasz – na “dzień dobry” jesteś traktowany jak profesjonalista, choć jeszcze nikt nie widział Twojej pracy. Inna sprawa, że 95% osób korzystających z prezentacji w PowerPoincie robi to nieprofesjonalnie, ale o tym zdaje się już pisałem…
… ponieważ oprócz zalet
PowerPoint ma też ograniczenia
Łatwo popaść w sztampę lub przesadę
Początkujący użytkownicy PPT (hehe, też przez to kiedyś przeszedłem…) mają pokusę, by wykorzystać jak najwięcej możliwości programu. Są setki wzorów tła i dziesiątki czcionek, do tego darmowe albo “spiracone” animacje i rysunki, niektóre pokazywane na niemal każdym korporacyjnym szkoleniu… Będę Cię namawiać do oszczędnego korzystania z nich. Szlachetna prostota jest skuteczniejsza od “wypasionych” graficznie slajdów.
Uzależnienie od sprzętu
PPT jest naprawdę świetnym narzędziem… tak długo, jak długo w gniazdku płynie prąd, a Twój komputer się nie zawiesza. W sytuacjach awaryjnych ważne jest to, co masz w głowie, a nie to, co “właśnie chciałem państwu pokazać, tylko nie wiem dlaczego się nie chce odpalić”.
Większe wymagania wobec sali
Spotkanie lub szkolenie bez PPT możesz przeprowadzić właściwie wszędzie: na łące, na korytarzu… Sam prowadziłem już szkolenie w szklarni, z czego często żartuję w moich publikacjach. Zastosowanie rzutnika wymusza jednak pewne wymagania dotyczące miejsca. Wielokrotnie zdarzało mi się wchodzić do sali teoretycznie “szkoleniowej”, w której zamiast ekranu było okno, a do najbliższego gniazdka miałem 8 metrów. Byłem też poproszony o występ w sali szkoleniowej z rzutnikiem w suficie i elektrycznie opuszczanym ekranem – tyle tylko, że jedyna osoba mająca pilota do tych urządzeń akurat była na urlopie…
Syndrom czytacza
Częstym zjawiskiem w salach szkoleniowych i na prezentacjach biznesowych jest “czytacz PowerPointa”. Czytacz to ofiara techniki. Chowa się za swoim komputerem jak za tarczą, a całą inicjatywę oddaje slajdom. Slajdy mówią za niego.
PowerPoint (i jego odpowiedniki, na przykład Keynote w urządzeniach firmy Apple) jest wspaniałym narzędziem dla osób występujących publicznie. Można pokazać “jeden obraz wart tysiąca słów” zamiast tylko o nim gadać.
Będzie świetnym narzędziem także dla ciebie, jeśli potraktujesz go właśnie jak narzędzie.
