(Szacunkowy czas czytania: 2 min.)
Deadline’y ogłaszane na spotkaniu zespołu projektowego.
Zapowiedzi kolejnych punktów programu dłuższej imprezy.
Terminy dyżurów nauczycieli podawane na wywiadówce.
Ogłoszenia parafialne w kościele.
Jest wiele okazji, w których podajesz ogłoszenia zawierające terminy. Jak to zrobić poprawnie? Dlaczego tak wielu “zapowiadaczy” popełnia tu błąd?
Skoro podajesz takie komunikaty na głos, w publicznym wystąpieniu (a nie na przykład na stronie internetowej), to znaczy że oczekujesz reakcji słuchaczy. Chcesz, by słuchacze zwrócili uwagę na te punkty, które ich dotyczą i zapamiętali lub zapisali datę, godzinę i miejsce.
Przeważnie plany, terminarze i harmonogramy są układane chronologicznie, według kolejności w jakiej będą następować poszczególne punkty. To zachęca do prezentowania ich w identyczny sposób, zaczynając każdy punkt od terminu. To jednak nie jest dobra kolejność.
We wtorek, 28 stycznia, w sali nr 3 odbędzie się próba chóru, na którą serdecznie zapraszam także nowe osoby, szczególnie panów, bo brakuje nam męskich głosów.
Do końca miesiąca trzeba opracować brief dla studia projektowego i zrobi to Asia, a 15 lutego spotkamy się, żeby ustalić plan prezentacji. Proszę, żeby dzień wcześniej przesłali mi swoje pomysły Wojtek, Adam i Basia
Dyżury nauczycieli będą się odbywały w sali nr 115 i 116 od 16.00 do 17.00. W najbliższy czwartek będzie dyżurował pan od historii, a za tydzień w środę pani od matematyki. W tym samym terminie będzie też można się spotkać z nauczycielami języków obcych.
Czy już widzisz, na czym polega ten często popełniany błąd?
Jeśli ktoś nie umie śpiewać, informacja o wtorkowej próbie chóru nic go nie obchodzi. Jeśli jednak umie, chce i na dodatek śpiewa basem, to zaproszenie może go zainteresować. Co z tego, skoro słowa przyciągające uwagę (“nowe osoby”, “panowie”, “męskie głosy”) pojawiły się dopiero na końcu?
Czy Wojtek, Adam i Basia po usłyszeniu swojego imienia będą pamiętali, co mają zrobić, skoro ta informacja początkowo była skierowana do wszystkich, czyli do nikogo?
Wystarczy prosta zmiana kolejności, aby ogłoszenia o wiele skuteczniej trafiały do odbiorców.
Dla potencjalnego odbiorcy w pierwszej kolejności ważne jest, “co” się wydarzy, później “kiedy”, a na końcu “gdzie” i ewentualnie inne szczegóły. Zatem:
Osoby lubiące śpiewać, a szczególnie panów, zapraszam na próbę chóru. Odbędzie się ona 28 stycznia, a więc w najbliższy wtorek, o godzinie 17.00, w sali nr 3.
Asiu, opracuj brief dla studia projektowego i prześlij mi go do końca miesiąca. Wojtek, Adam i Basia – przygotujcie swoje pomysły do planu prezentacji i wyślijcie mi je do 14 lutego. Całym zespołem spotkamy się następnego dnia, czyli 15 lutego o 9.00, jak zwykle w tej sali.
Podaję terminy spotkań z nauczycielami. Pan od historii – najbliższy czwartek. Pani od matematyki – w przyszłym tygodniu w środę. Nauczyciele języków obcych – również w przyszłym tygodniu w środę. Wszystkie dyżury będą się odbywały od 16.00 do 17.00 w sali nr 115 i 116.
Zauważ:
- najpierw pojawia się “hasło wywoławcze”, zwracające uwagę osób, dla których komunikat jest przeznaczony (“osoby lubiące śpiewać… próba chóru”, “Asiu… opracuj brief”, “spotkania z nauczycielami… pan od historii”)
- później jest informacja o terminie, podana zawsze od najbardziej ogólnej części do najbardziej szczegółowej (“w tym/przyszłym tygodniu… data… godzina…”)
- na końcu jest informacja o miejscu
Zapamiętaj strukturę skutecznego ogłoszenia: CO (i DLA KOGO) – KIEDY – GDZIE.
Ta prosta zmiana umożliwi lepsze zrozumienie oraz skuteczniejsze zapamiętanie (ewentualnie zapisanie) komunikatu przez twoich słuchaczy. Jednocześnie oszczędzi czas, ponieważ ograniczy pytania “zaraz, zaraz,kiedy?!” od osób, które dopiero na końcu komunikatu zorientowały się, że był on przeznaczony dla nich.
