(Szacunkowy czas czytania: 4 min.)
Jakiś czas temu szukając inspiracji dla biznesu trafiłem na zupełnie niebiznesowe materiały US Marine Corps. Jak to Amerykanie – mają procedury na wszystko. Oczywiście nie interesowały mnie instrukcje przeprawy przez bagna, ale dowodzenia. Wiele z nich może być świetną inspiracją także dla cywilnych szefów.
Czego marines mogą nas nauczyć w dziedzinie stawiania zadań podwładnym?
Jak sformułować zadanie dla zespołu?
Marines zalecają, aby wyznaczenie zadania składało się z dwóch części:
I. misji zespołu (CO jest istotą całego zadania, co konkretnie ma zrobić cały zespół tym razem?)
II. intencji dowódcy (PO CO podwładni mają to robić – co dowódca chce w ten sposób osiągnąć?)
Misja i intencja powinny być jak najprostsze, aby połączone słowem “aby” (“w celu” itp.) utworzyć jedno zrozumiałe, łatwe do zapamiętania zdanie:
- w wojsku – “Zajmiemy most, aby zablokować przeciwnikowi przejście”
- w firmie – “Opracujemy nowy katalog, aby ruszyć z nową ofertą na jesiennej konferencji”.
Ważne: wskaż JEDNĄ intencję (jeśli widzisz ich kilka, wybierz ważniejszą).
Według specjalistów z USMC dobra intencja dowódcy powinna odnosić się do przeciwnika (np. “Zajmij most, aby zablokować przeciwnikowi przejście”) lub do własnej sytuacji (“Zajmij most, aby zabezpieczyć nasze oddziały w mieście”). Intencja odnosząca się do terenu działania (“Zajmij most, aby opanować drogę”) jest niewłaściwa, ponieważ najczęściej nie wskazuje podwładnym “dużego obrazka”, nadrzędnego celu działania. Chodzi o to, by podwładni wiedzieli nie tylko CO mają zrobić, ale i PO CO. To bardziej motywuje, a w przypadku jakichś komplikacji pobudza kreatywność w dobrą stronę (podwładni będą myśleć, jak zrealizować zamiar dowódcy w inny sposób, zamiast bezmyślnie ponawiać próby zrealizowania w szczegółach pierwotnego planu).
W środowisku cywilnym działa to bardzo podobnie:
- “Odwiedź w tym tygodniu wszystkich klientów, aby mieć komplet zamówień jeszcze przed urlopami” (intencja dotyczy własnej sytuacji – dobrze, bo wiadomo jaki ma być efekt działania)
- “Odwiedź w tym tygodniu wszystkich klientów, aby konkurencja wszędzie pojawiała się jako druga”(intencja dotyczy konkurencji – też dobrze, bo można sobie łatwo wyobrazić końcowy efekt, a nawet potraktować zadanie jako pewną grę, rywalizację)
- “Odwiedź w tym tygodniu wszystkich klientów, aby utrzymać z nimi kontakt przed wakacjami” (intencja dotyczy klientów, a więc “terenu działania”, co jest najmniej motywujące; w dodatku nie przekazuje jasno celu szefa: pracownik mógłby pomyśleć np. “do Kowalskiego nie muszę jechać, bo widziałem się z nim na targach tydzień temu”, podczas gdy szefowi chodziło konkretnie o wcześniejsze – w związku z okresem urlopowym – zamknięcie sprawy zamówień, a nie tylko o ogólny kontakt z klientami, który przecież warto podtrzymywać cały rok)
Dobrym testem, czy misja została właściwie sformułowana jest zastąpienie jej dwiema innymi opcjami i sprawdzenie, czy intencja będzie nadal zrealizowana, np.
- “Odwiedź w tym tygodniu wszystkich klientów, aby mieć komplet zamówień jeszcze przed urlopami”
- “Skontaktuj się do jutra ze wszystkimi klientami, aby mieć komplet zamówień jeszcze przed urlopami”
- “Sprawdź w systemie, którzy klienci złożyli już zamówienie i zadzwoń dziś do tych, którzy jeszcze tego nie zrobili, aby mieć komplet zamówień jeszcze przed urlopami”
Chodzi o to, by zrealizować prawdziwy cel (zamiast bezmyślnie działać dla samego działania), a zarazem dać podwładnym swobodę w znalezieniu innych sposobów jego realizacji, gdyby sytuacja się zmieniła. Krótko mówiąc:
- “Zrób wszystko, co trzeba, aby komplet zamówień był gotowy przed 1 lipca”.
Po misji i intencji szef wskazuje kolejne etapy lub pojedyncze czynności do wykonania (oczywiście tam, gdzie z jakichś powodów nie może zostawić inicjatywy podwładnym).
- “Opracujemy nowy katalog, aby ruszyć z nową ofertą na jesiennej konferencji. Ty, Piotrze, wybierz z bazy najlepsze zdjęcia każdego produktu z nowej oferty. Ty, Aniu, napisz o krótki, maksymalnie X znaków opis korzyści każdego produktu. Ty, Jakubie, wyszukaj w mailach i na naszym facebooku przynajmniej 10 opinii klientów z poprzedniego sezonu do zacytowania”.
Misja, intencja, pojedyncze konkretne zadania. Prościej się nie da – i o to chodzi.
Jak przekazywać zadania zespołowi? 10 rad nie tylko dla dowódców
1. Gdy tylko możesz, wydawaj polecenia ustnie, twarzą w twarz z podwładnymi.
2. Patrz słuchaczom w oczy.
3. Jeśli tylko możesz, posługuj się pomocami wizualnymi. W wojsku są to mapy i modele plastyczne terenu akcji (jak najprostsze, np. wykonane z ziemi, patyków i sznurka). W warunkach cywilnych możesz posłużyć się np. schematem procedury, zapisanym na tablicy parametrem do osiągnięcia, modelem, przedmiotem służącym do wykonania zadania itp.
4. Jeżeli posługujesz się pomocami wizualnymi – popatrz najpierw na słuchaczy (aby skupić ich uwagę), potem na pomoc wizualną (aby popatrzyli także słuchacze), a następnie wróć wzrokiem na twarze słuchaczy. Mów do słuchaczy, nie do rekwizytu lub ekranu!
5. Okazuj pewność siebie, bez jakiegokolwiek wahania. Podwładni mogą mieć wystarczająco wiele swoich wątpliwości, więc przynajmniej szefa muszą być pewni.
6. Mów, co podwładni mają zrobić (“Idź do… Zrób… Przedstaw mi…”), a nie czego nie robić (“Nie pisz, że…”).
7. Mów prosto i jednoznacznie: “zrób to-i-to”. Unikaj form warunkowych: “staraj się zrobić…”, “w miarę możliwości zrób…”, ponieważ osłabiają polecenie i zmniejszają odpowiedzialność . “Będę się starał, najwyżej mi nie wyjdzie” to zupełnie inny rodzaj motywacji, niż “zrobię to – co mi jest w tym celu potrzebne?”.
8. Unikaj stawiania zadań, które w trakcie ich wykonywania będą wymagały dodatkowej konsultacji z tobą lub twojej dodatkowej zgody. To dodałoby ci dodatkowej pracy i opóźniło wykonanie zadania. “W czasie walki to ostatnia rzecz, jakiej potrzebujesz” – ostrzegają specjaliści z USMC. Daj podwładnym wszystkie potrzebne informacje, materiały i uprawnienia na samym początku. Jeśli twoja decyzja na którymś z kolejnych etapów jest naprawdę niezbędna, podziel zadanie na dwa osobne: przed twoim włączeniem się i po.
9. Maksymalnie uprość organizację zadania, aby nie dodawać sobie i innym pracy niezwiązanej bezpośrednio z ostatecznym celem.
I ostatnia, dziesiąta rada: wydawanie rozkazów jest umiejętnością nabytą, więc jedyną drogą do biegłości jest praktyka. Wykorzystuj wszystkie sytuacje do ćwiczenia w stawianiu zadań: gdy składasz zamówienie jako klient, załatwiasz jakieś sprawy urzędowe, uprawiasz sporty zespołowe, rozmawiasz z dziećmi.
- “Zrobimy kanapki, aby zjeść razem drugie śniadanie. Ty pokrój i posmaruj chleb. Ty idź kupić wędlinę i ser. Ty wstaw wodę na herbatę, a potem pokrój ogórki”.
Ćwicz strukturę “misja – intencja – pojedyncze zadania”, aż stanie się ona twoim nawykiem.
